労務管理システムで効率化できる業務と導入で得られるメリット

労務管理は、企業経営にとって欠かせない重要な業務です。これまでは紙ベースで行っていたため、煩雑で手間がかかる業務が少なくありませんでした。労務管理システムは、労務管理に関わる業務を効率化できるシステムです。
本記事では、労務管理システムの主な機能や導入のメリット、選び方などについて詳しく説明します。

労務管理システムとは

労務管理システムとは、労働時間の管理や給与計算、社会保険などの管理などの業務を効率化するためのシステムです。

労務管理システムの種類

労務管理システムは、「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類に大きく分けられます。

オンプレミス型の労務管理システムとは、自社のサーバーにシステムをインストールして運用するタイプのものです。オンプレミス型は、導入にあたって自社でサーバーを保有する必要がある他、システムを利用するためのインフラも必要となります。そのため導入コストが高額になるのがデメリットです。

一方で、インターネットに接続しないで運用できるため、外部からの攻撃リスクを軽減できます。セキュリティ面で安心して利用できるのがメリットです。また自由にカスタマイズすることもできます。

クラウド型の労務管理システムは、インターネット上のサーバーで提供されているシステムを利用するタイプのものです。オンプレミス型と違い、サーバーの設置やインフラの構築などの設備投資が不要なため、初期コストを抑えて導入・運用ができます。

クラウド型のデメリットは、セキュリティ面での不安です。インターネットに接続して利用するためセキュリティ対策が十分でなければ、情報漏洩などの危険が考えられます。また、一度に大量のデータを処理すると処理に時間がかかったり、トラブルが発生することもあります。

労務管理システムで効率化できる業務

労務管理システムには、さまざま種類があり対応している業務は異なります。一般的に労務管理システムで効率化できる業務には、次のようなものがあります。

・入社・退社の手続き
・雇用契約書の作成
・従業員情報の管理

・労働時間の管理、給与計算
・年末調整

労務管理システムの導入メリット

労務管理システムを導入することで得られるメリットについて説明します。

書類の作成や提出の効率化

従来の紙ベースの業務の場合、書類の配布や回収、内容のチェックなどに、労務管理の担当者は多くの時間と労力を費やしていました。

労務管理システムは、従業員が直接入力できるため、配布や回収の手間を省くことができます。また製品によっては、提出状況の進捗管理が行えるものもあるため、労務管理担当者の負担を大幅に軽減できます。

電子申請への対応

製品の中には、電子申請に対応可能なものがあります。電子申請とは、これまで書類で行っていた役所や年金事務所などへの届け出や申請を、オンラインで行える機能です。

書類を持参したり郵送する手間が省け、内容に不備があった場合にもシステム上で修正ができます。

法改正への適切な対応

労務管理には、労働基準法や最低賃金法などさまざま法律と関わっていています。これらの法律を遵守するのは、企業として当然のことですが、法律は都度改正されるため担当者が気づかずに法律違反してしまう場合があります。

労務管理システムでは、システムの更新やアップデートを行って、法改正に対応してくれます。担当者は、労務管理システムに従って業務を行えば、法律に沿った書類の作成や申請が行えます。

ヒューマンエラーの削減

労務管理システムのメリットには、ヒューマンエラーの削減もあげられます。基本的に労務管理業務の事務処理は、定型的なものが多いためデジタルで自動化するのに向いています。

自動化により手作業で入力する箇所が減れば減るほど、ヒューマンエラーが発生する可能性は減少するでしょう。

労務管理システムの選び方

労務管理システムには、いろいろな製品があり、それぞれ機能や特徴が異なります。自社に最適の労務管理システムを選ぶには、どのようなポイントに注意したら良いのでしょうか。

対応可能な業務

どんなに多機能の労務管理システムでも、自社が効率化したい業務に対応していなければ意味がありません。これまで何度も述べましたが、労務管理システムは製品によって、機能が異なります。

労務管理システムを選ぶ前に、自社の労務管理業務の課題を洗い出して、効率化したい業務を把握しましょう。

料金体系

労務管理システムに「オンプレミス型」と「クラウド型」があることは説明いたしました。オンプレミス型は、自社でシステムを構築するため、初期費用が高くなります。一方で、ランニングコストは抑えられます。

クラウド型は、初期費用を抑えて運用ができます。利用料金は月額で従業員数によって変動するプランが多くなっています。またオプションで追加料金が発生します。

使いやすさ

多彩な機能があっても、自社の業務に合わないのであれば不要です。また、操作性が使いにくければ業務の効率化は図れません。ほとんどの製品には、無料で体験できるトライアルが用意されているので、実際に使ってみて確かめてみましょう。

サポート体制

万が一、トラブルや不具合が発生した時に重要なのは、どのようなサポートを受けられるかです。もしもの時の対応や受付時間など、サポート体制を確認しましょう。

代表的な労務管理システムの紹介

・freee人事労務
基本のスタンダードから、すべての労務業務を効率化するアドバンスまで、4つの料金プランがあり、自社のニーズに合わせて選べます。

機能：勤怠管理、給与計算、給与明細作成、入社・退社手続き、年末調整
公式サイト：https://www.freee.co.jp/hr/fr-gafdui7s/

・SmartHR
SmartHRは、労務管理クラウドとして4年連続シェアNo.1で、50,000社以上が利用しているシステムです。従業員が必要事項を直接入力するので、労務管理担当者の負担を大幅に削減できます。

機能：入社手続き・雇用契約、年末調整、マイナンバー管理、WEB給与明細、文書交付
公式サイト：https://smarthr.jp/

・ジョブカン労務HR
ジョブカン労務HRは、シリーズ累計で15万社が導入した労務管理システムです。労務管理のすべてを管理し、自動化・効率化できます。従業員5名までの小規模企業は、無料で利用できるプランもあります。

機能：従業員情報管理、各種労務手続き、年末調整、マイナンバー管理・収集、ストレスチェック
公式サイト：https://lms.jobcan.ne.jp/

まとめ

労務管理システムは、煩雑な労務管理業務を効率化することができます。ただし、製品によって機能や特徴が異なるため、自社の課題にマッチした製品を選ぶことが重要です。

自社に適していないシステムを導入してしまうと、無駄なコストがかかるだけでなく、逆に業務の非効率化を招くこともあります。導入を検討する際には、今回ご紹介したポイントを参考に選んでみてください。