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【書類作成アドバイス】職務経歴書の書き方 4つの基本ルール

2016.02.19

こんにちは。紹介事業部・サポート課のショウコです。

今回は誰もが悩む職務経歴書の書き方についてお伝えします。



まず、職務経歴書に正解はありません!
そのため、前回お伝えしたように、まず忘れてはいけないことは読み手側の気持ちになって書くこと!企業の人事担当者は日々多くの職務経歴書を見ています。そのうえであなたがどのような人なのかを知ってもらい、さらには「会ってみよう」と思ってもらわなければなりません。そのためには一方的に書きたいことを連ねるのではなく、多忙な人事担当者にちゃんと読んでもらえる職務経歴書、つまり読みやすくてわかりやすい職務経歴書の作成が必須となります。読みやすさへの配慮があるかないか、内容云々の前に既にこの段階で書類選考は始まっていることを忘れてはなりません。

では、具体的に読みやすい・わかりやすい職務経歴書とはどんなものか?ここでは職種別の見本ということではなく、全般的に共通する4つの基本ルールをお伝えしますね。 

①手書き or パソコン?
職務経歴書はパソコンで書くことをおすすめします。近年はパソコンの応募システムやメール添付で応募手続きをすることがほとんどのため、応募書類はデータで保有しておく方が便利です。また手書きより読みやすく、皆さんにとっても加筆や修正がしやすいメリットもあります。

②枚数
A4用紙1~2枚程度にまとめましょう。何枚にも及ぶとそれだけで後回しにされてしまうかもしれません。ミドル層以上の経験豊富な方や転職回数を重ねている方など、2枚では収まらないという方も3枚以内にまとめられることをおすすめします。全ての経験を細かく記載する必要はありません。一番アピールしたい部分(求人内容に沿う部分)にボリュームを持たせるなど工夫してみましょう!

③フォント
ビジネスレポートを書く際と同様、明朝体で書くのが無難です。文字サイズも11Pt前後(10.5~12Pt)が良いでしょう。見出しなどは少し大きめにしてメリハリをつけるとより見やすくなります。

④書式
「編年体形式(逆編年体形式)」と「キャリア形式」の2パターンがあります。

「編年体形式」とは古い順に時系列で経歴(所属企業概要・そこでの業務経験)を書いていくもので、どういった流れでスキルを身に着けてきているのかが読み手にもわかりやすい書式となります。直近の経験をアピールしたい場合には新しい企業から遡って書いていく「逆編年体形式」もあります。

>編年体形式の職務経歴書見本

「キャリア形式」とは<品質管理 通算5年><品質保証 通算3年>というように、業務やプロジェクトの内容ごとにまとめて記載する方法で、技術系やクリエイティブ系などの専門職の方や転職回数は重ねているが仕事内容は同職種という方に向いている書式となります。

>キャリア形式の職務経歴書見本

書式に関してはどれが良いのかというご質問をよくいただきますが、特に正解はありません。

内資系企業には編年体、外資系企業には逆編年体、ということもよく聞きますが、弊社で取り扱っている求人に関しては「編年体形式(もしくは逆編年体形式)」で書いて頂ければ問題はありません。企業側はやはり即戦力性を求めることから、まずは直近の仕事で何をされていたのかに注目する傾向にあります。そのためキャリア形式ですと、通算での経験年数はわかっても兼任の場合などは期間も重複して時系列ではわかりずらかったり、企業により同じ職種でも微妙に仕事内容が異なる場合もあります。どういった経歴を経て現在どのような業務をしているのかが一番わかりやすいのが「編年体形式(逆編年体形式)」になりますので、その上でご自身の強みを最後に自己PRとしてまとめるのが良いと思います。

 

<おまけ>
・職務経歴書の日付・氏名を書き忘れないように!(日付は最新に更新!)
・最後には「以上」と記載!

 

いかがでしたでしょうか?
職務経歴書には正解がありませんので、冒頭でお伝えしたようにまずは「読み手への配慮」が大きなポイントになります。そのため作成の基本ルールをまずはおさえてから、作成にとりかかってみてください!間違っても作文や手紙のような職務経歴書にならないようにご注意くださいね。今回は本当に基本的なルールをお伝えしましたが、今後はもっと内容に関するポイントもお伝えしていきたいと思います。

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